業務の構造化
業務を構造化して改善する
今、顧客・市場の価値観が急速に変わっています。
顧客の多様化、商品・サービスの複雑化に対応していくには、組織の様々な機能を連携させて円滑に仕事を進めていくことが重要になります。
しかし、連携させ円滑に仕事を遂行するための調整・手配・管理やフォローといった業務は、仕事の多様化と複雑化に比例して肥大化し、硬直化していき、本来の業務を圧迫していきます。
このことによって、多様化・複雑化に対応できなくなるだけでなく、従来の業務も支障をきたす事態となります。
日々何とか業務をこなすだけで精一杯になり、新たな商品・サービスを創造し、企業競争力を高める仕事に注力したいのに手がまわらない。単純・定型業務を外注にシフトしていきたくても業務の複雑化のスピードが速く、業務の定型化・標準化が追いつかず依頼できない。
このような状況を打破するには、この状況の根源となる肥大化し、硬直化している調整・手配・管理・フォロー業務に焦点をあてて改善していくことが重要です。
属人化し、高度な企画業務から調整業務、手配、そして単純作業が混在している仕事をその目的と性質に応じて整理し、構造化して、その特質に合わせて仕事の進め方・体制を見直していきます。
構造化は、本業の「フロントオフィス業務」、管理・サポート業務の「ミドルオフィス業務」、定型業務の「バックオフィス業務」に分けて整理します。
フロントオフィス業務は、正社員を本業に集中させることで、売上ＵＰ、シェア拡大、新事業への転換を目指し、徹底的に企業価値向上を狙っていきます。
バックオフィス業務は、定型作業のシェアードサービス化、外注化、システム化等で効率的にコストダウンを狙います。
ミドルオフィス業務は、この二つのオフィス業務が円滑に機能するように調整・手配・管理やフォローを担います。また、仕事を見える化し、標準化を行い、機能の連携や平準化、知恵の共有をはかることによって、集団を互いに連携する「組織」として機能するようにします。
フロントオフィス業務の価値を高めるためには、戦略立案力、顧客対応力、商品開発力などその組織の固有の技術や知恵・ノウハウなどを開発し、蓄積し、伝承していくことが重要な取り組みとなります。
バックオフィス業務においては、定型化されて作業を早く安く正確に遂行するシステム化やオペレーション、安価な人件費が重要となります。
ミドルオフィス業務では、常に多様化し複雑化する業務の見える化と標準化を行い、短いリードタイムでＰＤＣＡ管理サイクルを回し、変化のスピードに追随して、業務のスリム化・定型化を図りつつ、高いレスポンスでの問題や異常を解決していく「管理技術」が重要となります。
